外国人を雇用しようと考えたとき、最初にすべきことや決めなければならないことは数多くあります。特に、外国人労働者の採用が初めての場合、どこから手を付ければいいのか戸惑うことも多いでしょう。本記事では、外国人を雇用する際に最初に検討すべきポイントを、国内にいる外国人の採用と海外からの外国人の呼び寄せを含めて解説します。
国内にいる外国人と海外から呼び寄せる外国人
外国人労働者を雇用する際、まず考えるべきなのは「どこから外国人を採用するか」です。具体的には、国内にすでに在留している外国人を採用するのか、それとも海外から新たに外国人を呼び寄せるのかという選択肢があります。
国内にいる外国人を採用する場合
国内にすでに在留している外国人の中から採用する場合、その外国人が持つ在留資格（ビザ）によって就労可能な範囲が定められています。まず、その外国人が合法的に働けるかどうかを確認することが最優先です。
確認すべきこと
- 在留カードを確認し、就労可能なビザを持っているかどうか確認。
- 在留期限が近づいていないか、ビザの更新が必要かを確認。
- ビザの種類に応じた業務内容であるかどうか確認。
国内にいる外国人は、すでに日本の生活や文化に慣れているため、ビザが適切であれば比較的スムーズに採用プロセスを進めることができます。また、言語の壁や生活サポートが必要な場合でも、日本での経験があるため、新規に海外から採用する場合よりもサポート負担が軽減されることが多いです。
海外から外国人を呼び寄せる場合
一方、海外から新たに外国人を呼び寄せて採用する場合、より複雑な手続きと慎重な計画が必要です。海外にいる外国人を採用するには、適切な在留資格を取得させ、日本に呼び寄せる手続きが必要となります。これには時間と費用がかかるため、計画を立てる際には十分な準備が求められます。
確認すべきこと
- 採用したい業務を具体的選定し、マッチするビザの種類を検討する。
- 外国人材の探し方を検討。（海外の人材紹介会社を利用するなど）
- ビザの条件に合う候補者を選定する。
- ビザ申請に必要な書類や手続きを把握。
- ビザ取得にかかる時間（数ヶ月かかる場合もあり）を考慮して採用スケジュールを立てる。
また、呼び寄せた外国人労働者に対しては、日本での生活環境へのサポートが特に重要です。住居の手配や銀行口座の開設、保険の手続きなど、多くのサポートが必要となります。
外国人を雇用する目的と業務内容を明確にする
外国人を雇用する際、次に重要なのは雇用の目的と具体的な業務内容を明確にすることです。これにより、適切な在留資格を選定し、採用プロセスをスムーズに進めることができます。
必要なスキルと業務内容の明確化
外国人労働者に求めるスキルや業務内容を明確にすることが、ビザの種類を決定する上で重要です。例えば、専門技術を持つ人材を採用したい場合、「技術・人文知識・国際業務」ビザが必要です。逆に、単純労働が中心となる場合は「特定技能」ビザや「技能実習」ビザなどが該当します。その他、就労系のビザは全部で１６種類あります。
いくつか具体例を見てみましょう。
| 技術者や管理職の場合 | 技術・人文知識・国際業務 |
| 飲食業や製造業の技能実習生の場合 | 技能実習 |
| 介護や農業、建設業などの特定分野の場合 | 特定技能 |
上記のようにビザの種類によって、外国人が従事できる業務が限定されるため、事前にどのビザが最適かを調査し、業務内容に適合するビザを選ぶことが重要です。
雇用の目的を明確にする
外国人労働者を雇用する理由や目的を明確にすることも大切です。例えば、人手不足の解消、特定の専門スキルを持つ人材の確保、国際的な事業展開のための多言語対応など、目的に応じて採用戦略が変わります。
- 人手不足の解消 ： 特定技能ビザや技能実習ビザが適していることが多い。
- 専門的なスキルの確保 ： 技術・人文知識・国際業務ビザや経営・管理ビザが選ばれることが多い。
目的が明確であれば、採用後の人材育成や定着率向上にもつながりやすくなります。
必要書類と手続きの準備
外国人労働者を雇用する際、法律に基づいた手続きを進めるため、必要な書類を用意しなければなりません。特に、ビザ申請に関する書類は非常に重要で、雇用主が適切に準備することが求められます。
ビザ申請に必要な書類
外国人を海外から呼び寄せる場合、在留資格認定証明書（COE：Certificate of Eligibility）の取得が最初のステップです。この申請にあたって、以下の書類が必要となります。
- パスポートのコピー
- 学歴証明書（大学の卒業証明書など）
- 職務経歴書
- 履歴書
- 顔写真
- 雇用主に関する書類
- 雇用契約書：雇用する外国人と結ぶ正式な労働契約書で、給与、労働時間、業務内容、福利厚生などが明記されている必要があります。
- 会社概要書類：雇用主の事業内容を証明する書類。事業計画書や会社登記簿謄本、決算書などが含まれます。
- 職務内容説明書：外国人が従事する業務の具体的な内容を説明する書類。ビザの種類に応じた内容を明確に記載します。
- 在留資格認定証明書交付申請書：入管の指定する書式に基づき、必要事項を記入します。
- 理由書：なぜその外国人を採用する必要があるかを説明する書類です。人材不足の背景や、外国人が日本でどのような貢献をするかを詳細に述べます。
以上のように、様々な書類を用意する必要があります。
ビザ申請のスリーステップ
- 在留資格認定証明書を申請する。雇用主が入国管理局に対して在留資格認定証明書（COE）を申請します。この際、雇用主が書類を提出し、審査を受けます。
- COE取得後、ビザ申請 COEが発行された後、その証明書を海外の外国人労働者に送付します。外国人労働者はこの証明書を持って、現地の日本大使館または領事館でビザ申請を行います。
- 入国と在留カードの受領。外国人が日本に入国すると、空港で在留カードが発行されます。このカードは、就労ビザを持つ外国人の身分証明書として使用されます。
雇用契約と労働条件に関する書類
外国人労働者を雇用する際、労働基準法に基づいた雇用契約書の作成が求められます。以下の内容を含めた契約書が必要です。
- 労働条件通知書：賃金、労働時間、休日、福利厚生などの詳細が明記された書類。
- 就業規則：会社のルールや従業員の義務・権利が記載された社内規定。外国人労働者にも適用されるため、英語などで提供することが望ましいです。
これらの書類を整備することで、外国人労働者と雇用主の双方にとって安心して働ける環境を構築することができます。
採用後のサポート体制の整備
外国人を採用する際には、就労ビザや契約に関する手続きだけでなく、日本での生活支援や職場でのサポートを行う体制を整えることが大切です。
特に、海外からの採用者には、住居の手配、公共サービスの利用、医療保険加入、税金手続きなど、生活全般に関する支援が必要です。
まとめ
外国人を採用するまでの全体像を見てきました。
少子高齢化による人手不足は加速する一方です。
優秀な外国人に活躍してもらうことを是非検討してみてください。
